AlmenHæfte Bedre Almen Læring Nøgletal og benchmarking i den almene sektor 1 AlmenHæfte Bedre Almen Læring Nøgletal og benchmarking i den almene sektor 1 Udgivelsesår: 2019 Udarbejdet af: Ida Ravnholdt Poulsen, Boligkontoret Danmark Arbejdsgruppe: Anders Kristiansen (DAB), Anja Kepinska Meleschko og Connie Kløtsl (fsb), Lone Skriver og Anna Jepsen Isholdt (KAB), Klaus Madsen (Boligselskabet Sct. Jørgen, Viborg) og Adam B. Andersen (BDK) Deltagende Bo Indhold Forord 4 Projektets kontekst 9 Resultater og produkter 10 Konklusioner 24 Anbefalinger til det videre arbejde 26 Hvad har vi gjort? 28 3 Forord Benchmarking og nøgletal (KPIer) er efterhånden udbredte metoder til vurdering af effektivitet og som udgangspunkt for arbejdet med procesoptimering. Også i den almene sektor arbejder vi med benchmarking og nøgletal med udgangspunkt i branchens detaljerede regnskabsdata, viden om boligselskab viden om, hvor og hvordan man skal fokusere konkrete indsatser med henblik på at opnå en effektiv drift af høj kvalitet. Projektet kort I forbindelse med Bedre Almen Læring har 81 driftsledere, driftsassistenter og ejendomsfunktionærer fra 60 boligafdelinger registreret tid og beboerserviceopgaver Formål Projektets formål har været at bidrage med viden om og erfaring med detaljeret benchmarking i den daglige drift af de almene boligafdelinger. Den almene sektor har siden 2015 arbejdet i stadig større omfang med benchmarking på tværs af afdelinger og organisationer med udgangspunkt i regnskabs Beboerdemokrater og beboere Når en afdeling eller en boligorganisation benchmarker sig op imod disse nøgletal får beboerdemokrati og beboere et bedre udgangspunkt for at vurdere effektiviteten og kvaliteten af de ydelser driften skal levere. Det bidrager til et styrket beslutningsgrundlag for en opt Medarbejderne i driften Medarbejderne i den daglige drift af boligorganisationer og -afdelinger får med nøgletal og konkrete registreringer mulighed for at dokumentere for bestyrelser og ledelse, hvad der laves i afdelingerne, i hvor høj grad der indliciteres samt graden af belastning over året. Tr Projektets kontekst Projektet er som sagt en forlængelse af det tidligere gennemførte projekt En innovativ vej til effektiv drift, som havde fokus på organisering, ledelse og forandringsprocesser. Desuden forholder projektet sig til den række af tiltag, som Landsbyggefonden, BL og ministeriet gennem Resultater og produkter Nøgletal Projektet er resulteret i 10 nøgletal. Fire nøgletal omhandler beboerserviceopgaver. Disse nøgletal baserer sig på forekomstregistreringer det vil sige, at medarbejderne har registreret antallet af beboerhenvendelser. Derudover er opgaverne registreret på fire opgav 11 De ti nøgletal er overleveret til BLs DriftsNet, og indgår i værktøjet Drift benchmarking, hvor boligafdelinger nemt kan benchmarke på en række parametre, blandt andet beboerservice og driftsopgaver på udearealerne. Billederne på side 14 og 15 viser, hvordan benchmarking via DriftsNet ser ud, når bo 13 VVS-opgaver per lejemål per år Antal afdelinger 20 15 10 5 0 Mindre end 0.4 0.4-0.8 0.8-1.2 1.2-1.6 Større end 1.6 Besøg per lejemål El-opgaver per lejemål per år Antal afdelinger 20 15 10 5 0 Mindre end 0.4 0.4-0.8 0.8-1.2 1.2-1.6 Større end 1.6 Besøg per lejemål Tømreropgaver per Græsslåning Antal afdelinger 8 6 4 2 0 Mindre end 0.5 0.5-1.0 1.0-1.5 1.5-2.0 Større end 2.0 Timer per måned per 100 m2 i vækstsæsonen Antal afdelinger Hækklipning 6 4 2 0 Mindre end 4 4-8 8-12 12-16 Større end 16 Timer per måned per 100 lbm i vækstsæsonen Bede og anden beplantning 16 Øvrige resultater Udover de ti nøgletal, som er genereret i forbindelse med projektet og som gør det muligt at lave sammenligninger i fremtiden, har data givet indblik i særligt én interessant tendens. Én af projektets hensigter ift. registrering af beboerserviceopgaver har været at få et indblik i, Beboerserviceopgaver fordelt på opgavekategori 22,67% 8,28% 9,12% VVS Tømrer 59,93% Data anvendt i beregningen er rådata. 18 El Øvrige Nedenstående graf er opgørelsen af beboerserviceopgaver, som er registreret under kategorien øvrige. Her er over 50 % af opgaverne registreret under typen Anden hjælp med personlige problemer. 20 % af opgaverne er ikke yderligere beskrevet, hvor de resterende knap 25 % af opgaverne er beskrevet fag Nedenfor illustreres fordelingen af beboerserviceopgaver løst internt og eksternt i løbet af det år, der er registreret. Mere end 80 % af de henvendelser, som driften modtager fra beboere håndteres af egne medarbejdere. Fordeling af beboerserviceopgaver løst internt og eksternt 0,15% 16,49% Opgave Baggrundsdata Med henblik på at kunne forklare udsving eller forskelle i afdelingernes effektivitet er den indsamlede data holdt op imod en række baggrundsdata, som er hentet fra Lands- byggefondens regnskabsdatabase og tvillingeværktøj. Nedenfor ses en liste over baggrundsdata, som det forventede Forventningen i arbejdsgruppen var, at særligt de socioøkonomiske data, afdelingernes ibrugtagelsesår samt om afdelingerne primært består af etagebyggeri eller tæt/lavt byggeri kunne give sig udslag i antallet af beboerserviceopgaver samt belastningen på fx renhold og affaldshåndtering. Det har dog Nøgletal Signifikante faktorer Græsslåning Hækklipning Bede og anden beplantning Renhold Snerydning Renovation / affaldshåndtering VVS-opgaver El-opgaver Tømrer-opgaver Øvrige opgaver i lejemål Ingen variable Ingen variable Afdelingens alder Ingen variable Andel af ikke-vestlige Andel af ikke-ves Konklusioner 1. Effektiv drift handler fortsat om god ledelse og sund fornuft. Benchmarking og nøgletal er alene bidrag til viden om afdelingernes effektivitet og giver altså ikke i sig selv en effektiv drift. 2. Detaljeret benchmarking baseret på tids- og opgaveregistrering bør forankres lokalt og 5. Medarbejderne skal med henblik på at fastholde motivation og gøre registreringsarbejdet meningsfuldt, orienteres løbende om resultatet af registreringerne. Desuden bør der løbende følges op på, om der registreres ensartet og konsekvent. 6. Fortolkningen af nøgletallene for driftsopgaver på udeare Anbefalinger til det videre arbejde På baggrund af projektets konklusioner og erfaringer anbefales det, at BLs DriftsNet arbejder videre med detaljeret benchmarking, så de ti nøgletal fra dette projekt på sigt kan kvalificeres yderligere. Som sagt er der sideløbende med dette projekts fremdrift udv Anbefalinger til proces for benchmarkingprojekt 1. Initiativ: Initiativ fra enten beboerdemokrati, ledelse eller medarbejdere i en boligafdeling eller en organisation (og altså ikke fra en administration eller en paraplyorganisation). 2. Ledelse: Udpeg en projektleder/tovholder, som har ansvar for g Hvad har vi gjort? Opgave Udviklingsfase 2016 Opstart af udviklingsarbejde i arbejdsgruppe Udvælgelse af ønskede nøgletal Udvælgelse af deltagende afdelinger Test- og evalueringsfase 2017 medio 2018 Udvikling af registreringsmetode til test Testregistrering Kvalificering af nøgletal og metoder Opgave Databehandling og overlevering Medio 2018 primo 2019 Afslutning / evaluering Primo 2019 Kvantitativ undersøgelse blandt projektdeltagere Databearbejdning og løbende evaluering blandt deltagere Beregning af nøgletal (ekstern) Evaluerings-/resultatnotat Registreringsvejledning og registrerin skal registrere relativt nemt kan danne sig et overblik over, hvordan der konkret skal registreres på de forskellige parametre, hvis man ønsker at indhente data, som kan benchmarkes op imod de ti nøgletal. Sideløbende med metodeudviklingen blev der i samarbejde med en ekstern programudvikler udvikle Om data Registreringsperiode 1. april 2017 3. april 2018 Deltagere 9 boligorganisationer 60 boligafdelinger 7.049 lejemål 82 medarbejdere Antal registreringer i alt 27.312 Antal registreringer efter datarensning Antal tidsregistreringer Antal forekomstregistreringer 21.780 6.687 15.093 Da regi De fleste af de deltagende afdelinger registrerede tid og opgaver i det udviklede registreringsværktøj almentid.dk. Afdelingerne i Sct. Jørgen har i hele perioden registreret i deres eget registreringssystem, og det har ikke været muligt at integrere data i den endelige databehandling, da man ikke i deres eget system. Her har det ikke været muligt at integrere tidsregistreringerne i den endelige databehandling. Dog er alle forekomstregistreringer altså, registreringer af beboerserviceopgaver integreret i den endelige databehandling det drejer sig om i alt 1.935 registreringer. Som det fremg i beregningen af nøgletallet end de afdelinger, hvor registreringerne er mangelfulde: Beregning af antal forekomster af en bestemt hændelse i Afdeling_J - Poisson (Lambda_j*Lejligheder*Måneder med reg.) Estimeret afdelingsspecifik middelforekomst af hændelser i en lejlighed i en måned Estimeret Lam Hvordan beregner vi nøgletal for vores driftsopgaver? Hvis I i løbet af to måneder i vækstsæsonen har brugt 20 timer på at slå 1500 m2 græsplæne beregner I nøgletallet med følgende formel: 100*20 /(2*1500) = 0,67 timer per måned per 100 m2 græsareal. Det vægtede gennemsnit i databasen er 1.3 timer p Tid til en bestemt aktivitet i Afdeling_j - Normal(Mu_j.Sigma2)*Opgavens størrelse*Måneder med registreringer Estimeret afdelingsspecifikt forbrug af tid per enhed Estimeret Mu_j = Tidsforbrug_j/(Størrelse*Måneder) Fælles forventet tid per enhed Der beregnes et vægtet gennemsnit af middel-enheds-t Evaluering af data og metode I det følgende refereres den evaluering som Ibensoft ApS har foretaget af den indsamlede datas samlede kvalitet og validitet. Evaluering af datakvalitet Generelt har vurderingen af den indsamlede data været positiv. Størst vægt lægger Ibensoft ApS på den store mængde a der været en begrænsning i registreringsværktøjet, som gør, at det ikke har været muligt at identificere hvor mange gange en afdelings plæner er blevet klippet i perioden. Denne faktor er betydningsfuld for en beregning af nøgletal, og det anbefales således, at der i videreudviklingen af almentid.dk Hovedtræk i projektledelsens løbende vurdering af registreringsmetode Vejledningerne til registrering blev ikke læst grundigt i begyndelsen og medarbejderne konsulterede ikke vejledningerne ved tvivlsspørgsmål undervejs Skepsis overfor hensigten med registreringerne skabte modstand og i en vis udst I de senere år har der i den almene sektor været stort fokus på effektiv drift og i den forbindelse på benchmarking. Projektet Bedre Almen Læring undersøger, hvordan nøgletal baseret på tids- og forekomstregistreringer kan bidrage til at styrke vores viden om, hvad effektiv drift er. Centralt for pr