AlmenVejledning Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde Program Projektering Udførelse Drift Innovation og læring AlmenVejledning Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde Program Projektering Udførelse Drift Innovation og læring AlmenVejledning i helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde Udgave: Udgivelsesår: Udgiver: Revideret for AlmenNet: Arbejdsgruppe: Koordinering: Forside: Rettigheder: Støtte: Layout: 2. udgave 2007 / 2013 AlmenNet Studiestræde 50 1554 København V www.almennet.dk Boligselskabet Fruehøjgaard Sar Indholdsfortegnelse Side Om AlmenNets publikationer 4 Forord 5 Indledning 7 Fase 1 Forberedelse Indledende forberedelser Procesplan Deltagerne Organisering Finansierings- og støttemuligheder 10 10 13 15 15 17 Fase 2 Idé- og projektudvikling Hvordan søger man om støtte ved LBF? Helhedspla Om AlmenNets publikationer AlmenNet er en forening for udviklingsorienterede almene boligorganisationer, hvor formålet er at skabe fremtidssikring for almene boliger og bebyggelser med fokus på både fysiske investeringer, boligsociale processer og nye organisationsformer. AlmenNet igangsætter, stø Forord Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde hører til i AlmenNets serie af vejledninger, der omfatter det store, forberedende arbejde med fremtidssikringsprojekter. Denne vejledning hører således til under kategorien Program i AlmenNets publikationsserie. for at kunne gøre vejledningen mere a AB Esbjerg afd. 5, Torvegade m.fl. Foto Jørgen Jørgensen 6 Indledning Vejledning i Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde er udviklet som støtte til almene boligorganisationer, der står foran en fremtidssikring af et boligområde, og som eventuelt vil søge om støtte fra Landsbyggefonden (LBF) til finansieringen. Vejledningen har opmærksomhed på helheden Procesoversigten viser også sammenhængen med AlmenNets Vejledninger Fremtidsanalyse, Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde samt Beboerdemokratisk proces. Mange af de beslutninger, der skal træffes for at udarbejde en helhedsplan, genereres i en beboerproces. Beboerproces og processen med at uda Indledning LBFs renoveringsstøtteordning Renoveringsstøtteordningen støtter ikke: Renoveringsstøtteordningen giver ydelsesstøtte til realkreditlån - kaldet støttede lån. Alle arbejder, der kan støttes, er ekstraordinære: Opretning af bygningsdele (byggeskader). Ombygning og sammenlægning af boli Fase 1 Forberedelse I denne indledende fase er det ofte administrationen, afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen, som først drøfter afdelingens udfordringer, og ved styringsdialogmøderne orienteres kommunen herom. I de fleste tilfælde, er det endnu ikke nødvendigt at foretage en tilstand Fase 1 Forberedelse første overvejelser om: budget og huslejekonsekvens. Overvejelser om, hvordan renoveringen og fremtidssikringen af afdelingen kan finansieres. Nøgletal på boligområder I afdelinger med over 100 beboere, kan der bestilles Nøgletal på Boligområder hos Danmarks Statistik (DST) ww Landsbyggefonden (LBF) Boligorganisation Vurderer afdelingens behov for fremtidssikring og for støtte fra LBF. Etablerer samarbejde med kommune og LBF om helhedsplan. Sikrer at helhedsplan udarbejdes efter reglerne om beboerdemokrati. Udarbejder 1. version af helhedsplan og ansøgning om prækval Fase 1 Forberedelse koordineres med kommunens planer for byområdet og for bosætning generelt, således at der skabes sammenhæng og synergi mellem de projekter, som igangsættes. Eksempelvis kan arbejdet allerede afsluttes ved fase 3, hvis LBF ikke prækvalificerer ansøgningen, eller i fase 4, hvis be EAB afd. 25, Esbjerg, Gjersingparken. Nye udearealer skaber bedre sammenhæng mellem bygninger og gårdrum. Foto Jørgen Jørgensen. Se www.inspirationskatalog.dk 14 Fase 1 Forberedelse Hvad skal der gøres - og hvornår? (aktiviteter og tid) Hvem kan træffe beslutninger, og hvem udfører aktiviteterne - og hvornår? (aktiviteter, deltagere, milepæle) Hvad er målene, og hvornår er de nået? (milepæle) Hvilke dokumenter skal udarbejdes i forløbet - og hvornår? (do Man bør sigte mod en enkel og entydig organisering af projektet Organisering Når det er fastlagt hvornår og hvordan deltagere og interessenter skal inddrages, skal styregruppen forholde sig til, hvem der har beslutningskompetence til hvad. Det er vigtigt, at de reelle beslutningstageres rolle i pro Fase 1 Forberedelse Hvem der har ansvar for hvad Hvordan beslutningskompetencen er fordelt Hvordan projektets vej gennem systemet foregår Finansierings- og støttemuligheder Boligorganisationen og/eller styregruppen bør på et tidligt tidspunkt i fase 1 gøre sig de første overvejelser om, hvordan Det er vigtigt, at man tidligt i procesforløbet får afstemt forventningerne Finansieringsmuligheder via LBF Støttede og ustøttede lån Opretning, samt sammenlægning, miljøarbejder i udearealer, ombygning og tilgængelighed finansieres med støttede lån, hvor ydelsen afklares med LBF. På www.lbf.dk fin Fase 1 Forberedelse Hvilke arbejder støtter LBF? Når LBF går ind med støtte, lægger de stor vægt på, at et renoveringsprojekt er præget af god byggeteknisk standard, at det har høj arkitektonisk kvalitet, og at der tages hensyn til bevaringsværdier m.v. Det kan give uoverensstemmelser f. eks. ved i Sammenlægning, ombygning og tilgængelighed LBF støtter sammenlægning, ombygning og etablering af tilgængelighed i de tilfælde, hvor det skønnes nødvendigt for at styrke afdelingens konkurrenceevne. Det er en forudsætning, at der kan opnås tilfredsstillende løsninger med hensyn til bl.a. brugsmæssig Fase 1 Forberedelse plantning, bedre belysning, opholds- og legepladser, kriminalpræventive foranstaltninger m.v. I særlige tilfælde - typisk i større problemramte afdelinger eller for flere afdelinger i samme område - kan der gives støtte til etablering af et fælleshus. Arbejder vedrørende modern Idé- og projektudvikling Fase 2 Arbejdet i fase 2 indledes med at få klarhed over, hvordan der søges om støtte fra LBF - hvad skal en ansøgning og en helhedsplan indeholde? Dernæst udarbejdes ansøgningen og 1. version af helhedsplanen, hvilket indebærer udarbejdelse af en tilstandsvurdering og et Fase 2 Idé- og projektudvikling Helhedsplanen I fase 2 udarbejdes den 1. version af helhedsplanen. Prækvalificeres denne i fase 3, arbejder styregruppen, i dialog med kommune og LBF, videre, indtil de nødvendige forhold er afklaret og justeret. Den endelige helhedsplan er således en tilpasset og ud Baggrund og formål Helhedsplanens første afsnit skal være en kort sammenfatning og introduktion til, hvad helhedsplanen handler om og hvorfor den er skrevet, samt hvilke problemer (fysiske, økonomiske, sociale, administrative, organisatoriske og konkurrencemæssige) indsatsen skal løse. En vision for Fase 2 Idé- og projektudvikling Kommunen, byen og nærområdet hvor afdelingen er beliggende For at forstå afdelingens situation kan det være hensigtsmæssigt at zoome ud og se den i en større sammenhæng, i forhold til det lokalsamfund, som den er en del af, og den by, kommune og landsdel, som den lig Er der oversete kvaliteter eller tilbud i området? Boligorganisationen skal sikre sig, at den byggesagkyndige, som har ansvar for at udføre dette arbejde, er bekendt med LBFs krav til tilstandsvurdering og byggeteknisk dokumentation (findes i LBF NOTAT: Renoveringsstøtteordningen (Juli 2011)). Har b Fase 2 Idé- og projektudvikling Byggeteknisk dokumentation Udarbejdes med baggrund i tilstandsvurderingen og på LBFs anmodning. LBF anmoder om den byggetekniske dokumentation før eller i forbindelse med besigtigelsen, og det vil her blive aftalt, hvor stor en andel af bygningerne og boligerne der Det skal vægtes højt, at tiltagene styrker sammenhængen mellem bolig og udearealer Fysisk opretning Hvilke fysiske tiltag, der skal ske i forhold til bygninger, boliger, udearealer og beboerfaciliteter, afklares i en proces, hvor styregruppe, beboere, driftspersonale og rådgiver arbejder sammen om e Fase 2 Idé- og projektudvikling ligorganisationen og/eller afdelingsbestyrelsen, gennem sociale arrangementer i afdelingen bidrage til aktivitet og fællesskab. Hvis afdelingen er særligt udsat, f.eks. ved at beboersammensætningen adskiller sig markant fra den øvrige kommune, og ved at her er mange Lejerbo Holstebro afd. 2, Skjoldgården. Foto Jørgen Jørgensen 30 Fase 2 Idé- og projektudvikling økonomisk bæredygtigt grundlag for den fremtidige drift. Det skal sikres, at fremtidig tilførsel af eksterne midler ikke bliver nødvendig. Derfor skal styregruppen klarlægge: Hvordan afdelingen kan opnå en bæredygtig økonomi? Hvad forventningerne er til indtægter o Der skal tages hensyn til de beboerdemokratiske processer Evalueringsstrategi I dette afsnit i helhedsplanen beskrives det, hvordan indsatsen evalueres lokalt, herunder hvilke data der er tilgængelige og hvilke indikatorer man vil følge. Beboermøde/-orientering Tidsplan Tidsplanen vil med fordel Fase 2 Idé- og projektudvikling AB Holmegården, Vognmandsvej. Foto: AlmenNets sekretariat. 33 Fase 3 Projektafklaring Fase 3 vil ofte være præget af ventetid; først på kommunalbestyrelsens behandling af ansøgningsmaterialet, og derefter LBFs besigtigelse og behandling af ansøgningsmaterialet. Når LBF har besigtiget afdelingen, vil styregruppen, i dialog med LBF og kommune, tilpasse projekt Fase 3 Projektafklaring Behandling af ansøgning i LBF Endelig helhedsplan og skema A Når LBF har modtaget ansøgningsmaterialet, vil fonden overfor boligorganisationen udmelde, hvornår man tidligst forventer at besigtige afdelingen. Ventetiden på besigtigelse kan variere, men det kan forventes, at For at nå dertil, kan det blandt andet være nødvendigt: At foretage destruktive undersøgelser, målinger mv. for tilstrækkeligt at kunne registrere omfanget af svigt og skader og forklare de byggetekniske årsager At foretage ændringer i dispositionsforslaget, hvis det ikke lever op til LBFs krav ti Fase 3 Projektafklaring FSB afd. 1 - 21, Kantorparken. Industrielt fremstillede installationsskakter. Se www.inspirationskatalog.dk 37 godkendelse Fase 4 - Endelig vurdering og I fase 4 består det største arbejde for styregruppen i at forberede beboerafstemningen, hvor beboerne skal stemme om det endelige renoveringsforslag og de økonomiske konsekvenser heraf. Stemmer beboerne ja! er det dernæst op til kommunen og LBF at afgøre, Fase 4 Endelig vurdering og godkendelse Kommunens godkendelse LBFs tilsagn om støtte Kommunalbestyrelsen skal overfor LBF godkende helhedsplanen og den tilhørende økonomi for den aktuelle afdeling. Kommunen indestår ved sin godkendelse for, at kommunen finder, at den foreslåede løsning/helhedspla Litteratur og andre henvisninger På AlmenNets hjemmeside www.almennet.dk kan følgende dokumenter hentes: Vejledningen Fremtidsanalyse Vejledningen Beboerdemokratisk proces På www.boligsocialnet.dk finder man Helhedsplanens ABC På www.retsinformation.dk kan Lov om almenboliger m.v. findes. På La Bilag Indholdsfortegnelse Side Bilag 1, Procesplan 42 - 43 Bilag 2, Udlejningstekniske instrumenter 44 - 45 Bilag 3, Eksempel på huslejeberegning 46 - 47 Bilag 4, Eksempel på finansieringsplan 48 Bilag 5, Eksempel på finansieringsplan 49 41 Bilag 1: Procesplan Fase 1: Forberedelse Fase 2: Idé- og projektudvikling Møde mellem afdelingsbestyrelse og administration. Evt. udarbejdelse af udvidet fremtidsanalyse (Se vejledningen Fremtidsanalyse). Aktiviteter Administrationen eller ekstern rådgiver udarbejder foreløbig procesplan og bud Aktiviteter Fase 3: Projektafklaring Fase 4: Vurdering og godkendelse LBF besigtiger afdeling og holder møde med styregruppen. Kommunen og evt. rådgivere inviteres til besigtigelsen. Til mødet afklares det, hvad styregruppen skal justere, uddybe og tilføje i det fremsendte ansøgningsmateriale, fø Bilag 2: Udlejningstekniske instrumenter Udlejningstekniske instrumenter Lov om almenboliger m.v. åbner mulighed for at bruge nedenstående instrumenter til at ændre udlejningsmønstret i en afdeling. Den kommunale anvisningsret (§ 59) Den kommunale anvisningsret er et af de boligpolitiske instrument Bilag Andelsboligforeningen Beringsgård afd. 1, Horsens. Foto Jørgen Jørgensen. 45 Bilag 3: Eksempel på huslejeberegning (husleje efter renovering (inkl. B-ordning- ekskl. vand): 46 Bilag 47 Bilag 4: Eksempel på finansieringsplan Areal (før) Areal (efter) 14.058 14.006 Lån støttede arbejder 161.839.007 Ustøttede arbejder Ydelse 5.826.204 416 678.770 48 36.525.060 9.696.719 7,00% Reguleringskonto 3.500.000 0,00% Henlæggelser Lokalt støttede lån Indviduelle forb. /indfrielse Bilag 5: Eksempel på finansieringsplan Etageareal: Boliger: Gnst. leje pr. m2: Støttet Finansiering Ustøttede lån Tilgængelighed Ombygning/Sammenlægning Miljøarbejder Byggeskade Fordelte arbejder Henlæggelser Tilskud fra dispositionsfond LBF egen trækningsret mm. Lejepåvirkning pr. år Ydelse Ustø 50 51 Står I med en almen boligafdeling, som skal fremtidssikres og renoveres? Denne vejledning beskriver forløbet fra de første forberedelser og frem til skema A. Som læser guides du trin for trin igennem forløbet og arbejdet med helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde. Helhedsplanen er vejledningens