AlmenHæfte Anbefalinger til God Almen Drift 1 AlmenHæfte Anbefalinger til God Almen Drift 1 Udgivelsesår: 2015 Udarbejdet for AlmenNet: Boligkontoret Danmark, Ida Ravnholdt Poulsen, Projektleder, Klaus Kramshøj, Seniorkonsulent Fotos: Leveret af Boligkontoret Danmark Rettigheder: Eftertryk i uddrag tilladt, men kun med kildeangivelsen: God Almen Drift En innovativ vej til effektiv drift ( Indhold Forord 4 Indledning 5 1. Organisering af arbejdet i boligområderne 6 2. Mere og bedre ledelse er en forudsætning for en bedre drift 9 3. Processen frem mod en bedre og billigere drift 12 4. Udbud og indkøb sikrer en god udnyttelse af ressourcerne 14 5. Nøgletal og benchmarking - Forord Formålet med denne samling af anbefalinger er at præsentere de vigtigste retningslinjer for arbejdet med at gøre almen drift mere effektiv. Anbefalingerne er opsamlet og udviklet på baggrund af konkrete erfaringer fra Boligkontoret Danmarks projekt En innovativ vej til effektiv drift, som har Indledning God Almen Drift har til formål at sikre, at beboerne får mest muligt ud af deres huslejekroner. Det betyder, at driften både skal være omkostningsbevidst og af høj kvalitet. God Almen Drift skal samtidig understøtte, at den særlige almene model, hvor driftspersonalet er med til at skabe t 1.Organisering af arbejdet i boligområderne Der eksisterer ikke én rigtig måde at organisere opgaveløsningen på men sker der ikke en tilpasning efter omgivelsernes udvikling, stivner organisationen og bliver ineffektiv. Der skal tænkes i planlægning, specialisering, stordrift og udlicitering. Der Køb af traktorer og andre større maskiner skal koordineres mellem boligafdelinger. Ofte eksisterer der en betydelig overkapacitet i boligorganisationens maskinpark, hvilket medfører for høje driftsudgifter og afskrivning på materiellet. Der skal skabes overblik over både maskinparkens størrelse, bru opgaver der kræver dyre og specialiserede maskiner, eller særligt tidskrævende opgaver som snerydning, græsslåning og lignende, hvor beboerens oplevelse af service ikke er afhængigt af, hvem der udfører opgaven. 1.7 Det anbefales, at man bruger IT-løsninger til opgavestyring og kommunikation. Der e 2. Mere og bedre ledelse er en forudsætning for en bedre drift Mere og bedre ledelse er nøglen, når driften skal gøres bedre og billigere. Organisationens administrative topledelse skal tage ansvar for og engagere sig i de forandringsprocesser, der skal skabe en bedre drift. Organisationsbestyrelse 2.2 Det anbefales, at driftschefer/inspektørers ledelsesopgaver prioriteres højere end de administrative rutineopgaver. Driftschefer/inspektørers opgaver skal i højere grad fokuseres på ledelse. I organisationer, der har en størrelse, hvor det er muligt, bør der ske en opdeling af opgaverne, så de s Derfor skal ledelsen af driftspersonalet styrkes og tage udgangspunkt i motivering, opgavestyring, målsætning og sparring. Driftschefer/inspektører kan ikke slippe for ledelsesopgaven ved at sige, at mine folk har frihed under ansvar, da det udtrykker mangel på forståelse for ledelsesopgaven. 2.5 D 3. Processen frem mod en bedre og billigere drift Hvis en forandringsproces skal lykkes, skal den tænkes grundigt igennem på forhånd. Både konkrete og værdibaserede forhold har betydning for, hvordan en forandringsproces skal gennemføres. Organisationen bør i særlig grad være opmærksom på den afgør 3.2 Det anbefales, at der som det første sættes konkrete mål for driftsomlægningen. 3.4 Det anbefales, at man arbejder ud fra en detaljeret køreplan, som er godkendt af topledelsen. Som noget af det første bør man i fællesskab sætte klare og konkrete mål op for en driftsomlægning. Det er vigtigt, 4. Udbud og indkøb sikrer en god udnyttelse af ressourcerne I driften af boligafdelingerne foretages der samlet set et meget stort indkøb af både varer og ydelser. Disse indkøb foretages på mange organisatoriske niveauer og af medarbejdere med meget forskellige kompetencer. Indkøb foretages ofte i Af indkøbspolitikken skal det fremgå, hvem der skal involveres i indkøbsprocessen, og hvem der er besluttende i forhold til fastsættelse af leverandørkriterier, særligt valget af leverandør, når udbuddet er gennemført. 4.2 Det anbefales, at organisationsbestyrelsen påtager sig ansvaret for indkøbsk 4.4 Det anbefales, at man konkurrenceudsætter en leverandøraftale mindst hvert fjerde år, og at man foretager en skarp prioritering af, hvilke krav, der er de rigtige at have med i aftalen. 4.5 Det anbefales, at man etablerer en controller-funktion i administrationen, som sikrer, at den indgåede af 5. Nøgletal og benchmarking - et redskab til ressourceplanlægning Ønsker man en bedre og billigere drift må man have en registrering af, hvordan driften gennemføres nu, og hvilke mål man skal sætte for den nye og mere effektive drift. Det er derfor nødvendigt at kunne foretage benchmarking på både På lidt længere sigt bør tids- og opgaveregistrering dog danne grundlag for benchmarking. 5.3 Det anbefales at udarbejde nøgletal for ressourceforbruget på de mest centrale driftsopgaver. Uden nøgletal for, hvad det koster f.eks. at vedligeholde en m2 græs eller en m2 bed, at klippe en meter hæk el 6. Beboerdemokratiet som medspiller i driften Beboerdemokratiet er en medspiller, når driften skal tilrettelægges. Der er opbygget stærke personlige relationer mellem afdelingsbestyrelser og driftspersonalet. Det kan medføre, at afdelingsbestyrelser er modvillige overfor en driftsomlægning, som vil 6.2 Det anbefales, at der indgås serviceaftaler med de enkelte afdelinger i organisationen, som beskriver hvilke opgaver, der skal løses i driften, og fastsætter et serviceniveau. Beboerne har ret til at bestemme, hvilke opgaver der skal løses og til hvilken kvalitet. Det er samtidig en forpligtelse 21 Noter 22 23 God Almen Drift er en række anbefalinger til, hvordan topledelsen organisationsbestyrelsen og forretningsføreren/direktøren - i almene boligorganisationer kan arbejde strategisk med at sikre en god og billig drift af boligafdelingerne. Anbefalingerne er udarbejdet på baggrund af projektet En innovat