AlmenVejledning En innovativ vej til effektiv drift AlmenVejledning En innovativ vej til effektiv drift AlmenVejledning i En innovativ vej til effektiv drift Udgave: Udgivelsesår: Udgiver: Udarbejdet for AlmenNet: Følgegruppe: Projektkoordinering: Rettigheder: Støtte: Billeder leveret af: Illustrationer: Layout: 1. udgave 2015 AlmenNet Studiestræde 50 1554 København V www.almennet.dk Boligkontore Indholdsfortegnelse Side Om AlmenNets publikationer 6 Forord 7 Organisering og driftsmodeller - Indledning 9 Organisering og driftsmodeller - Konklusioner og anbefalinger Samarbejde på tværs Den rigtige mand til den rigtige opgave Et klart aftalegrundlag og en målrettet planlægning Ledelse E Indholdsfortegnelse Side Procesvejledning - Indledning 40 Procesvejledning - Konklusioner og anbefalinger Identificer interessenter og afklar roller fra start Opstil klare mål med forandringen Lav en køreplan Inddragelse - hvem, hvad og hvordan? Information og kommunikation Spørg beboere og medarb Indholdsfortegnelse Side Indkøb og udbud - Indledning 80 Indkøb og udbud - Anbefalinger i forbindelse med indkøb 82 Anbefalinger i forbindelse med udbud Kommunikation i forbindelse med udbud Særlige fokuspunkter Afsæt den nødvendige tid Glem aldrig den sunde fornuft 83 83 83 83 84 Resultater: po Om AlmenNets publikationer AlmenNet er en forening for udviklingsorienterede almene boligorganisationer, hvor formålet er at skabe fremtidssikring for almene boliger og bebyggelser med fokus på både fysiske investeringer, boligsociale processer og nye organisationsformer. AlmenNet igangsætter, stø Forord Projektet En innovativ vej til effektiv drift er et forsøgsprojekt, som er støttet af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet gennem den almene forsøgspulje. I forbindelse med udvidelse af projektet er der ligeledes modtaget støtte fra Landsbyggefonden og Nykredit Fond. Projektets form Ud over denne AlmenVejledning er der i forbindelse med projektet En innovativ vej til effektiv drift udgivet følgende publikationer, som kan rekvireres gennem AlmenNet: Bedre og Billigere erfaringer med omlægning af driften i almene boligorganisationer Bogen Bedre og Billigere er en opsamling på de Kapitel 1 Organisering driftsmodeller og Driften af almene boliger organiseres på mange forskellige måder. Men er der nogle driftsmodeller, der er mere effektive end andre? Er der driftsmodeller, der bedre gør os i stand til at imødekomme de stigende krav fra såvel vores beboere som det omgivende Konklusioner og anbefalinger Erfaringer fra projektet peger på, at der for langt de fleste boligorganisationer er et stort økonomisk potentiale ved at fokusere på organiseringen af driften. I et tilfælde er der opnået årlige besparelser på knap 15 % på konto 114 (renhold, lønninger mm.) og i et ande Samdrift giver mulighed for at udnytte medarbejderkompetencer og materielle ressourcer langt mere effektivt at man kan drage nytte af samdriften. Det kræver styring og planlægning af mandskab og maskiner. Stordriftsfordele er fx konstateret ved følgende opgaver: Hækklipning Beskæring Beplantning G I forhold til specialværktøj kan det give mening at indkøbe i fællesskab på tværs af afdelinger fremfor at leje eller købe opgaveløsning eksternt, da der således er en større masse af brugere. Den rigtige mand til den rigtige opgave En stor udgift i driften er beboerserviceopgaver i lejemålene. Det Organisering og driftsmodeller med dette projekt udarbejdet en kravsspecifikation, som virksomheder som EG arbejder videre med. Målet er at udvikle et værktøj, som målretter sig den almene sektor. Ledelse De øvrige anbefalinger kan kun implementeres, hvis styring og ledelse af driften er på plads. forsøgene har det været et fokuspunkt gennem hele processen og italesættes også i forbindelse med udarbejdelse af serviceaftaler til afdelinger. Her fremgår det, at der skal sættes tid af til god og imødekommende service. Desuden åbner samdrift modellen for, at man løser flere opgaver i egen organi Driftsmodeller i den almene sektor Driftsmodeller og organiseringsformer Det er svært at finde to ens almene boligafdelinger i Danmark. Der vil ofte være betydningsfulde forskelle på selv de mest sammenlignelige boligafdelinger i forhold til den daglige drift. Det kan skyldes størrelsen og udformn Nedenfor ses fordele og ulemper forbundet med modellen disse er identificeret gennem interviews med medarbejdere og bestyrelser og ved spørgeskemaundersøgelser blandt beboere. Fordele: Stort ejerskab hos medarbejderen Stort kendskab til ejendomme, arealer og beboere hos medarbejderen Tryghedsska Organisering og driftsmodeller Fællesdrift Fællesdrift er kendetegnet ved, at grænserne mellem afdelinger eller ejendomme er brudt op, så medarbejderne ikke kun arbejder med driften af ét fast afgrænset område. Ofte er medarbejderne hovedsageligt tilknyttet og har ansvaret for et område eller én af Teamopdelt drift (geografisk/faglig) Den teamopdelte drift er enten opdelt i geografiske teams eller i faglige teams. Den geografiske opdeling kan give mening for boligselskaber, som breder sig ud over et meget stort geografisk område, hvor den faglige opdeling giver mening på tværs af afdelinger, s Organisering og driftsmodeller Facility Service modeller Facility Service modellen bygger på, at medarbejderne har deres udgangspunkt i et stort fælles call center, hvor alle beboerhenvendelser kommer ind og bliver behandlet. Modellen er ikke i sin fulde udgave repræsenteret i den almene sektor. Mo Driftsmodeller og organisering i 6 forsøg I det følgende opridses de modeller, som på baggrund af undersøgelsesfasen, blev implementeret eller er i implementeringsfasen i de seks deltagende boligorganisationer. Hvert forsøg blev indledt med en forundersøgelse, hvor omstændigheder og lokale forhold Organisering og driftsmodeller Boligselskabet Strandparken Organisering: Fælles drift samarbejde om større opgaver, faglig sparring og udnyttelse af kompetencer og ressourcer på tværs Daglig ledelse og koordinering - Lokalinspektør/ejendomsmester Serviceaftaler for hver afdeling Arbejde med år Boligforeningen 3B Urbanplanen Organisering: Samdrift - Teamopdelt fælles drift i faggrupper på tværs af afdelinger Daglig ledelse og koordinering - Tre daglige driftsledere for de faglige teams Serviceaftaler for hver afdeling Arbejde med årshjul og arbejdsplaner for den samlede drift Øvrige Værktøjer På projektets hjemmeside på www.almennet.dk finder du skabeloner til de planlægningsværktøjer, der er oplistet på denne side. Værktøjerne er udviklet i forbindelse med de forskellige forsøgsprojekter og skal således tilpasses den organisering af driften, som I arbejder med. Det er altså sk Kapitel 2 Ledelse Dette kapitel samler erfaring og læring om ledelse af driften i et boligområde, så man får mest muligt ud af de tilgængelige ressourcer og af beboernes huslejekroner. Det handler om, hvorfor det er nødvendigt at have fokus på ledelse, både i forhold til personaleledelse, planlægni Konklusioner og anbefalinger Baggrund og anvendt terminologi på titler I forbindelse med projektet En innovativ vej til effektiv drift er der gennemført ca. 60 interviews med ejendomsfunktionærer, driftschefer/inspektører og beboerdemokrater. Disse interviews viste, at en væsentlig del af løsningen, Anbefalinger Driftschefens/inspektørens roller Skal driften af boligområderne gøres bedre og billigere, er det væsentligt at sætte fokus på ledelse. I de fleste almene boligorganisationer har driftschefen/ inspektøren ansvaret for at tilrettelægge driften, og det er også driftschefen/ inspektøren ... der skal etableres et stærkere netværk til sparring og erfaringsudveksling for ledere af driften. Det er alment menneskeligt, at bliver man stillet over for alle disse opgaver, så vælger man at løse de konkrete og velstrukturerede opgaver først og lægger de ustrukturerede og komplicerede til si En anden ejendomsfunktionær fortalte, at han hver dag starter med at køre en omgang rundt i afdelingen med sin trillebør. Det har jeg gjort mig til en vane, for så ved beboerne, at jeg er der. Det skaber tryghed, og så har jeg også taget højde for alle de bemærkninger om, at man aldrig ser mig til d Ledelse I undersøgelsen karakteriserer over 70 % af driftscheferne/inspektørerne, at et af deres ledelsesprincipper er, at medarbejderne har frihed under ansvar. Med et sådant bærende princip fravælger driftschefen/inspektøren netop ledelse. Uden ledelse og koordinering kan selv den dygtigste ejen Det er nødvendigt med en klar angivelse af, hvilke opgaver der bliver løst, og hvor lang tid det tager at løse dem. Man køber tid og ikke løste opgaver I det ene eksempel, siger ejendomsfunktionæren, at han med sin rundering tager højde for en kritik om, at man aldrig ser ham i afdelingen. Det vise Ledelse organisering, har forkastet de foreslåede ændringer. Forklaringen på, at afdelingsbestyrelsen ikke ønskede en omlægning af driften, var alle steder, at man ønskede den tryghed, som den kendte ejendomsfunktionær gav afdelingen. Afdelingsbestyrelsen fokuserede på relationen på trods af, at de For lidt ledelseskraft Den manglende ledelseskraft er en kombination af flere forhold. Der bliver brugt for lidt tid på ledelse, og der er en manglende forståelse for, hvad ledelse er blandt driftschefer og inspektører. Og der er kun et mindretal, der har en lederuddannelse. 45% af driftscheferne/in Ledelse Boligselskabet Strandparken, afd. 8. 33 Strategisk ledelse Betragter man den almene sektor udefra, og stiller skarpt på, hvordan driften af boligområderne foregår, så er der på mange måder tale om en tidslomme. Det er ganske almindeligt, at det er den samme ejendomsfunktionær, der udfører alle de driftsopgaver, der er i boligafdelingen. O Ledelse En sådan manglende funktionalitet i driften skyldes ikke nødvendigvis ledelsen, og det behøver heller ikke at være fordi ledelsen er dårlig eller ikke magter ledelsesopgaven. Det er en illusion, hvis man tror, at topledelsen har mulighed for at være med inde over og kunne dirigere alle akti ... sæt realistiske mål for effektiviseringer Det handler altså om kommunikation til og mellem medarbejdere. Topledelsen skal give de initiativer og de forandringer, der trækker i den rigtige retning i forhold til den nye strategi, positiv opmærksomhed og belønning, og de aktiviteter, der trækker i Ledelse Løbende tilpasning til beboerdemokratiet og beboernes krav og ønsker betyder, at driften altid skal tage udgangspunkt i beboerne. Driften er til for beboerne og betales af beboerne. Der skal gennemføres målinger af beboernes holdning til den eksisterende drift. Beboerenes vurdering af både For at tydeliggøre fokusområder kan der sammen med afdelingsbestyrelsen ved markvandringen udarbejdes en handlingsplan og sættes mål for næste års konkrete aktiviteter: I 2016 skal renovering af cykelparkeringen og beskæring af træerne have fokus. Der skal handles i en større sammenhæng betyder, at Ledelse Boligselskabet Nordkysten, afd. 82. 39 Kapitel 3 Procesvejledning Effektiv drift handler i høj grad om at udvikle, forandre og afprøve nye metoder. På alle arbejdsområder udvikles nye teknologier og der opstår ny viden, som kan hjælpe til at levere ydelser mere optimalt det gælder også driften af almene boliger. I de to foregående kapi Konklusioner og anbefalinger Hvis en forandringsproces skal lykkes, skal den tænkes grundigt igennem på forhånd. Der er ikke to boligorganisationer eller boligafdelinger, der er ens, og det er ikke muligt at komme med opskriften på den perfekte forandringsproces. En sådan opskrift findes ikke. Både Formålet med forandringen skal være klart for alle interessenter. Identificer interessenter og afklar roller fra start Det er afgørende, at man inden projektstart gør sig klart, hvem der bliver berørt af forandringen. Det kan være alt fra beboerdemokrater og medarbejdere til eksterne leverandører o Procesvejledning Formålet danner grundlag for visionen, som skal være interessenternes fælles mål og pejlemærket for omlægningen. De konkrete målsætninger skal tage udgangspunkt i formålet. Spørgsmålet er hvilke mål, der skal nås, når sigtekornet er formålet og visionen. I dette projekt har vi i ar Inddragelse kan give ejerskab. Inddragelse hvem, hvad og hvornår? Inddragelse af både medarbejdere og beboerdemokrater kan være en rigtig god idé, hvis man ønsker et fælles ejerskab over den endelige driftsomlægning. Det er dog afgørende, at man på forhånd beslutter og melder ud til interessentern Procesvejledning I de fleste forsøg var processen delt op, således at afdelingsbestyrelser eller organisationsbestyrelse på én workshop satte nogle klare mål op for det videre arbejde. Efterfølgende blev disse målsætninger præsenteret for medarbejderne, som på deres workshop diskuterede, hvordan ma som det rent faktisk gjorde. Dialogen og kommunikationen har været én af de største barrierer for at nå i mål med omlægningerne. I flere af projekterne har man bevæget sig i et loop og man har måttet starte forfra eller genstarte processen, fordi særligt afdelingsbestyrelser har oplevet manglende in Erfaringer med proces i 6 forsøg Da projektet En innovativ vej til effektiv drift startede i 2013, var forventningen, at hovedtemaerne i projektet ville være organisering, udbud og indkøb, digitale planlægningsværktøjer og lignende konkrete tiltag med henblik på effektiviseringer. I alle seks forsø Boligselskabet Nordkysten manglende information og rolledefinition I modsætning til de indledende workshops i Boligselskabet Strandparken, hvor beboerdemokrater forholdt sig til målsætninger og medarbejdere forholdt sig til handlinger, besluttede man i Boligselskabet Nordkysten at gennemføre en hel Procesvejledning Ud over utryghed blandt medarbejderne betød sammenblandingen af de to projekter, at det blev uklart, hvad målene med forandringerne var. Medarbejderne blev inddraget inden bestyrelserne fik sat deres mål op for driftsomlægningerne, hvilket betød, at medarbejderne ikke fik indflydel En tidlig erfaring var, at det var en fejlvurdering af opdele processen i en beboerdemokratisk proces og en administrativ proces. Altså, at man administrativt arbejdede med udvikling af modeller og ikke i særlig grad involverede beboerdemokratiet. En øget inddragelse af beboerdemokrati og medarbejd Proces- med Erfaringer vejledning proces i 6 forsøg Midtjysk Boligselskab manglende inddragelse og information betød mytedannelse og mistillid Projektet i Midtjysk Boligselskab blev foranlediget af administration og ledelse, som i grove træk tilrettelagde en model for driften, som skulle præsenter Værktøjer På projektets hjemmeside på www.almennet. dk finder du skabeloner til følgende proces- og projektlederværktøjer. Værktøjerne er anvendt i forbindelse med de forskellige forsøgsprojekter og skal således tilpasses den virkelighed, som jeres forandringsproces skal gennemføres i. Det er altså Procesvejledning Det kan være en rigtig god idé at gøre sig disse overvejelser på forhånd, da effektiv drift kan være et følsomt emne for mange interessenter. Man kan på den måde mindske risikoen for konflikter og øge chancerne for succes. Informations- og dialogmateriale Som beskrevet ovenfor er Kapitel 4 Beboer tilfredshed Formålet med at gennemføre tilfredshedsmålinger blandt beboerne i de seks boligorganisationer, som har deltaget i projektet En innovativ vej til effektiv drift, har været at monitorere konsekvenserne af at gennemføre effektiv drift. Et erklæret mål i projektet har væ Tilfredshedsundersøgelser som strategisk værktøj Hvis man som boligorganisation træffer beslutning om at gennemføre en driftsomlægning med henblik på at effektivisere den daglige drift, så skal man gøre sig klart, at det påvirker både medarbejdere og beboere dem der arbejder og bor i boligområder Beboerundersøgelser om driften kan bruges i dialog med beboerdemokratiet, om behov og tilfredshed. Spørgsmål om tilfredshed Spørgsmål til tilfredsheden med mere eller mindre konkrete opgaver og dele af driften kan bruges som pejlemærke i årene efter en driftsomlægning. Der er selvfølgelig mange tin Beboertilfredshed Eksempler på spørgsmål om hvad der giver værdi for det gode boligliv ift. den daglige drift: Hilser du på driftspersonalet, der er tilknyttet din boligafdeling, hvis du møder dem? Hvor godt kender du de medarbejdere, der er tilknyttet dit boligområde i den daglige drift? Ved du Tabel 1. Alder Krydset med: Har driftspersonalet i din afdeling betydning for din oplevelse af tryghed i boligområdet Nakskov Almene Boligselskab I meget høj grad I høj grad Hverken/eller I meget lav grad Ved ikke I alt under 18 år 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 18 - 30 år Undersøgelse om beboernes holdning til effektiv drift I efteråret 2015 gennemførte vi i forbindelse med projektet en undersøgelse blandt 10.000 beboere, hvoraf 3.500 svarede. Formålet med undersøgelsen var at afdække beboernes holdning til omorganiseringer med henblik på en mere effektiv og derme En undersøgelse af beboernes holdning til effektiv drift I det følgende vil vi præsentere to centrale pointer fra Boligkontoret Danmarks undersøgelse om beboernes holdning til effektiv drift. Overordnet påviser undersøgelsens resultater, at beboerne generelt er åbne for effektiviserende tiltag i dri Beboertilfredshed Drift og vedligeholdelse kan organiseres på mange forskellige måder. En effektiv måde at organisere driften på er at lade ejendomsfunktionærerne arbejde på tværs af boligselskabets afdelinger (i stedet for at være fast tilknyttet én afdeling). Er du enig eller uenig i følgende uds De adspurgte beboere ser altså positivt på en effektivisering af driften, som betyder, at medarbejderne samarbejder på tværs af en boligorganisations afdelinger, når de kan se meningen med det i form af et konkret gode eller resultat. Opbakningen er størst omkring den individuelle gevinst (husleje, Beboertilfredshed Hvis man spørger beboerne, hvordan den personlige relation til ejendomsfunktionærerne vægter ift. effektiviteten i opgaveløsningen, svarer kun 3 %, at den personlige relation til ejendomsfunktionærerne er vigtigere end effektiviteten i organiseringen. 51 % svarer, at de to er lige En mere effektiv måde at organisere driften på betyder, at ejendomsfunktionærerne arbejder i flere afdelinger, i stedet for at én fast mand arbejder i din afdeling. 64 Det er ikke vigtigt for mig, hvilken ejendomsfunktionær, der udfører arbejdet, så længe serviceniveauet er det samme og det gøres Beboertilfredshed Til trods for, at 66 % svarer, at det ikke er vigtigt for dem, hvilken ejendomsfunktionær, der udfører arbejdet, så længe serviceniveauet er det samme, så er det bemærkelsesværdigt, at 30 % er enten uenige eller meget uenige i det udsagn. En central pointe kan således være, at man Kapitel 5 Benchmarking, nøgletal og leverandøranalyse Benchmarking er en forudsætning, når man vil arbejde på at effektivisere driften. Prisen på driften i en afdeling eller en hel organisation skal vurderes. Ligger udgiften over eller under gennemsnittet? Og hvordan udvikler udgiftsniveauerne sig Nøgletal og Benchmarking Anbefalinger på området Brug benchmarking som redskab, når der skal opstilles mål. Beregn og brug nøgletal for ressourceforbruget på de mest centrale driftsopgaver. Indfør tids- og opgaveregistrering. Udfør leverandøranalyse i forhold til antal, timepriser, tillæg, serv Nøgletal - hvad skal de bruges til? Den samlede udgift til driften af en afdeling fremgår af regnskabstallene og vi kan fordele udgifter på m2 eller lejemål. Men hvad koster det at løse de enkelte driftsopgaver affaldshåndtering, bede, stier og veje, græs, hække, beboerservice osv.? Et sådant ove Nøgletal og Benchmarking Man skal være opmærksom på, at nøgletallene aldrig kan blive en fuldstændig objektiv målestok. Selv om udgiften til driften er nedbrudt til en lang række enkeltopgaver, vil ressourceforbruget på disse opgaver være påvirket af mange faktorer: Bygningernes alder og udformnin Tids- og opgaveregistrering er nødvendigt, hvis man vil udarbejde nøgletal. bud. Disse nøgletal for græs ligger i intervallet 1,90 kr. til 2,10 kr. Det er beløb ex. moms, men inkl. overhead og udgiften til maskiner. Tallene kan således sammenlignes med tallene fra de almene afdelinger. Der er noget Nøgletal og Benchmarking Tids- og opgaveregistrering For det første viser de tre nøgletal stor variation, der ikke alene kan forklares med afdelingernes fysiske udformning. Forskellen pris må undersøges nærmere i forhold til arbejdets udførelse og brugen af maskiner. For det andet er forskellen til Formålet med registrering er netop at kunne disponere ressourcetildelingen Her er der et klart formål, som alle kan se og acceptere. Det er tidsregistreringer, hvor man i grove kategorier tidsregistrerer de opgaver, der er løst inden for 4-6 opgavetyper (grønt, håndværk, beboerservice, vinter, admi Leverandøranalyse I bestræbelserne på at opnå en god og billig drift er det ikke nok kun at se på organisationens egen ressourceanvendelse. I kapitel 6 Indkøb og udbud beskriver vi, hvordan man gennem udbud kan effektivisere større leverancer af håndværkerydelser, fx istandsættelse ved fraflytning s Tabel 2 Antal leverandører og omsætning på 12 fagområder Faggruppe Malerarbejde kr. 10.633.748,86 52 VVS kr. 8.935.301,10 76 Tømrer / Snedker kr. 5.539.771,41 38 El kr. 3.969.953,56 52 Rengøring kr. 3.501.408,09 49 Murer kr. 2.901.778,85 22 Anlæg kr. 2.434.154,02 54 Container / Nøgletal og Benchmarking Tabellen viser, at der i alt er brugt 442 leverandører hos de 20 organisationer i en periode på ni måneder i 2014. Det rejser følgende problemstillinger: Manglende mulighed for bedre aftale ved stor opgavevolumen: Det er vanskeligt at opnå de samme rabatter, når man har ma Nakskov Almene Boligselskab, Søhusene. 76 Nøgletal og Benchmarking Analyse af VVS leverandører Timepriser De 20 organisationer har i perioden 1. januar 2014 til 30. september 2014 benyttet 76 VVS leverandører, og der har været en samlet omsætning på 8.935.000 kr. inkl. moms, som fordeler sig på følgende måde: Tabel 3 Udgiften til VVS lever leverandører optræder flittigt. Gennemfører man et udbud på disse leverancer og er timepriser et af tildelingskriterierne, skal man i kravsspecifikationen skrive, at sådanne tillæg skal indregnes i timeprisen. Ellers er det ikke muligt at sammenligne timepriser. Figur 1. Sammenligning af timepriser Nøgletal og Benchmarking været muligt at gennemføre en sådan sammenligning af prisen på materialerne. kunde kan opnå betydelige rabat hos fabrikanten/importøren. Vi har dog tjekket enkelte priser ved at finde en pris på nettet for det samme stykke materiel. Det har ikke været muligt at se fabrika Kapitel 6 Indkøb og udbud Når vi i almene boligorganisationer foretager indkøb, så er det på vegne af beboerne, og det er beboernes penge, vi bruger. Derfor skal vi selvfølgelig gøre os ekstra umage for at indhente gode tilbud og sikre indkøb til konkurrencedygtige priser. Og hvis man ønsker at Indkøb en disciplin som de fleste godt kan li, og som nogle også er rigtig gode til. En udfordring kan være det tidpunkt, hvor indkøb bliver til udbud. 81 Anbefalinger indkøb i forbindelse med Når vi taler om indkøb, så skal vi have afdækket et behov for en vare eller tjenesteydelse, fx når boligorganisationen har besluttet, at alle sandkasser om foråret skal tømmes for gammelt sand og erstattes af nyt og rent sand til glæde for områdets børn. Her vi Anbefalinger udbud i forbindelse med Som nævnt ovenfor i afsnittet om indkøb, så er der en grænse for indkøbsvolumen, som afgør, hvornår en given opgave skal i udbud. Følgende er anbefalinger til udbudsprocessen, som du kan læse meget mere om i dette kapitel Anbefaling Kommuniker før, under og eft Glem aldrig den sunde fornuft At gå fra Indkøb til Udbud kræver forståelse for den forandringsproces det er for alle involverede interessenter. Hold fast i ledelsesansvaret, hold ikke fokus på, at det er noget, man skal, men at det giver god Nakskov Almene Boligselskab, Søhusene. 84 mening, at man Resultater potentielle og opnåede besparelser Hvad er det, som kan være afgørende for udbuddets økonomiske resultat? Det valgte Tilbudskriterium - Laveste pris vs Økonomisk mest fordelagtige bud Den udbudte volumen kombineret med øvrige vilkår og betingelser Markedssituationen er der ledig kapac Udbud Regler om udbud Tilbudsloven og Det klassiske udbudsdirektiv sætter regler for, hvornår en opgave skal i udbud. Tilbudsloven og direktivet gælder for varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver over de til enhver tid gældende tærskelværdier. Formålet med loven og direktivet er at sikre f Indkøb og udbud Udbuddets interessenter Hvilke interessenter er der i forbindelse med beslutningen om, samt gennemførelsen af et udbud: Boligorganisationen Som almen boligorganisation er man forpligtet til at følge reglerne for udbud Boligorganisationens bestyrelse Bestyrelsen kan bidrage med kra Organisering Der findes flere muligheder for gennemførelse af udbud, eller brug af indkøbsaftaler, som andre har udbud. Det er muligheder, som både boligorganisationer med og uden egen indkøbsafdeling kan benytte sig af, eventuelt også som supplement til, hvad man finder vigtigt at udbyde i egen org Indkøb og udbud den efterfølgende tid med drift, hvis der har været uklarheder i udbudsmaterialet. Man skal være opmærksom på, at der også ligger et stort arbejde i boligorganisationen ved udbud af en ekstern konsulent, da viden, ønsker og krav til den udbudte ydelse skal komme indefra. Finansier Udbudsproces - Trin for trin Trin 3 Opstart af udbud Eksempel på udbudsproces - Procesbeskrivelse Trin-for-Trin Indkøbsafdelingen bekræfter opstart af udbuddet, og indhenter oplysninger om nuværende aftale, ønsker og fremtidige behov. Forudsætning: Udbudsprocessen er udarbejdet for en boligorga Indkøb og udbud Trin 7 Kommentering af materiale efterføl- Trin 10 Håndtering af kommunikation un- Andet og eventuelt efterfølgende udkast sendes til den driftsansvarlige (driftschefen/inspektøren), som sørger for igen, at alle relevante interessenter får mulighed for at kommentere på material Notatet anses som en orientering til driftschefen/ inspektøren, som denne kan bruge til at orientere boligorganisationens bestyrelse. Når resultatet af et udbud bliver kendt, er det vigtigt, at det også respekteres. Kontrakten tildeles ikke efter, hvem man ønsker af de tilbudsgivere, der har afgivet Indkøb og udbud Et udbudsmateriale skal indeholde information om: Hvem der er ordregiver Varen eller ydelsen der udbydes (mængde og krav) Retsgrundlag og udbudsform Betingelser og kriterier vedrørende tilbudsgivernes egnethed (mindstekrav, økonomi, erfaring mv.) Øvrige betingelser og kriterier Ek Eksempler på nyttige bilag: Principper for alle typer udbud: Udbudsbetingelser Ydelser og udførelse (kravspecifikation) Udkast til kontrakt Tilbudsliste Økonomiske nøgletal Tro og love erklæring Referenceliste Redegørelse for egne medarbejdere Redegørelse for evt. brug af underleverandører Tilmeld Indkøb og udbud Er der områder, som er særligt egnet til udbud Vil man gerne i gang med at lave udbud, kan det anbefales, at man vælger nogle varer eller ydelser, som der er rimelig nemme at beskrive. Samtidig skal være områder, hvor der både er en vis volumen samtidig med, at der er et vist antal Case 1 Udbud af istandsættelse af flytteboliger Billigere istandsættelse efter udbud Nakskov Almennyttige Boligselskab har 10 boligafdelinger og tæt på 900 boliger. Hvert år har selskabet omkring 100 flytteboliger, der skal istandsættes. For at sikre konkurrencedygtige priser gennemførte selskabet Case 2 Udbud af rengøring Den gode historie fra Boligselskabet Strandparken og Dragør Andelsboligforening Engparken kort fortalt Udbudt i 2014 Rengøring af trappeopgange, vaskerier mv. 1-årig aftale med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder Begrænset udbud i henhold til Tilbudsloven 10 Litteratur og andre henvisninger Analyse - renholdelsesudgifter i de almene afdelinger, Landsbyggefonden, 2010 Bedre og billigere erfaringer med omlægning af driften i almene boligorganisationer, Boligkontoret Danmark, AlmenNet, DriftsNet og BL, 2015 Engberg (2015) Evaluering af P23. Forandringsa App Find denne vejledning og foreningens andre publikationer i AlmenNets app, som kan hentes på App Store. Med appen har du altid AlmenNets publikationer ved hånden i et læsevenligt, digitalt bladre-format, hvor du nemt kan skabe overblik over publikationerne og finde de rette værktøjer. 99 AlmenVejledningen EN INNOVATIV VEJ TIL EFFEKTIV DRIFT er en publikation til alle, der arbejder med ledelse og styring af den daglige drift af almene boliger. Vejledningen samler resultater og erfaringer fra projektet En innovativ vej til effektiv drift og klæder både den administrative og politiske