Derfor er det administrative arbejde noget særligt

W D ERFOR ER DET ADMINISTRATIVE ARBEJDE NOGET SÆRLIGT X NY, FORSKNINGSBASERET VIDEN FOR HKERE, TILLIDSVALGTE, LEDERE OG BESLUTNINGSTAGERE

f INDHOLD Pas godt på administrationen Er det administrative arbejde noget særligt? 5 Bureaukratisk, relationelt, teknologisk 13 5 Forskelligt og ens 13 Ikke et rigtigt fag 5 Det bureaukratiske aspekt 13 Ny forskning sætter ord på arbejdet 6 Det relationelle aspekt 15 Kernen, det

Forord Administrative medarbejdere har en afgørende rolle i at få tingene til at glide på arbejdspladsen. Men deres indsats og faglighed bliver ofte overset, når der skal ske forandringer. Når politikere, topchefer og konsulenter digitaliserer, sparer og effektiviserer, glemmer de i mange tilfælde a

4 AFHANDLING x PAS GODT PÅ ADMINISTRATIONEN

Pas godt på administrationen , Derfor er det administrative arbejde noget særligt I effektiviseringens, moderniseringens og digitaliseringens dannelsessystemet gør, at virkeligheden i det daglige arbej- navn er politikere og ledere i disse år ved at rokke ved en de for de administrative medarbej

6 de varme hænder i plejesektoren er de administrative blevet Kernen, det særlige forbundet med kolde hænder og tungt bureaukrati. Rikke Thomsen fandt gennem observationer, samtaler, interview og skyggearbejde på de tre arbejdspladser frem til, Z I MODSÆTNING TIL DE VARME HÆNDER I PLEJESEKTOREN

W Det var en god sag, fordi man skulle tænke på andre måder. ... Jeg legede detektiv, jeg skulle holde styr på en masse ting. ... Jeg skulle få fat i alle sammen kommunen og jurister og direktionen... Fordi pludselig begyndte journalister også at finde ud af der var en sag og spurgte til, hvorfor d

Et historisk overblik , 8 Det administrative arbejde har levet en omtumlet tilværelse, perioden. I 1960erne og 1970erne voksede den offentlige hvor det mest stabile i arbejdet måske har været forandring. sektor voldsomt, og man havde samtidig forestillinger om, at teknologien ville kunne overfl

f borgerne overtage en del af det administrative arbejde. Undervisere skal for eksempel selv udfylde eksamensplaner OBSERVATION FRA AFHANDLINGEN online, mens borgerne skal udfylde deres egen selvangivelse og lignende. Den udvikling giver til gengæld de admini- Der høres hurtige faste skridt ude p

Undersøgelsens metode , 10 Rikke Thomsen har dokumenteret det særlige ved det administrative arbejde ved at observere arbejdet i praksis på tre administrative arbejdspladser inden for staten, nemlig: Æ En regnskabsenhed på en professionshøjskole (Regnskab) Æ Studieadministrationerne for flere semi

W Det er også noget med, at man tager ansvar for sit affald og miljø ikke og folk derude i den tredje verden. I hvert fald, når jeg er færdig med en sag, ser jeg den i det store perspektiv, det skal man have. Og det er det, som give en ekstra lyst og spænding. X MEDARBEJDER I SAGSBEHANDLERNE Under

W Han forsøgte at snyde fra start med anmeldelsen. Der havde ligget en kæmpestor bunke sveller i Struså Havn. 9000 tons. De skulle have en speciel tilladelse. De havde ligget og sivet, miljømæssigt ikke så godt, ikke en god sag for kommunen. Pludselig bliver de opdaget i Belgien. Så jeg skulle have

Bureaukratisk, relationelt, teknologisk , De tre aspekter Forskelligt og ens 13 Arbejdet i en regnskabsafdeling på en professionshøjskole, en studieadministration for flere seminarier og sagsbehandlingsenheden i en styrelse, der administrerer transport med farligt affald, er vidt forskelligt. Det

W Vi har hele sagsbehandlingen inde i hovedet. Vi er meget på banen i forhold til at sige, jamen hvis du gør sådan og sådan, så kan det få den der effekt, eller du risikerer, at der sker det og det. Og det er noget, vi har været meget udfordret af. X MEDARBEJDER I SAGSBEHANDLERNE 14 Det bureaukrat

l DERFOR ER DET BUREAUKRATISKE ASPEKT VIGTIGT Det bureaukratiske aspekt sikrer en ensar- om: kolde og varme hænder. Varme hænder bruges om ansat- tet og dokumenteret behandling af sager. I te i det offentlige, hvis hænder bogstavelig talt rører ved bor- både Regnskab, Studieadministrationen og h

16 At arbejde med relationer er i den grad usynligt (som) arbej- og frem for at forstyrre fodrer dette arbejdet og skaber pro- de. Rikke Thomsens studier viser, at hverken medarbejder- duktivitet. Humoren bruges både til at holde gejsten oppe, ne selv eller andre ser det som andet end at: Det g

l DERFOR ER DET RELATIONELLE ASPEKT VIGTIGT Det administrative arbejde er blandt andet kendetegnet af at være støttefunktion for andre faggrupper nogen og/eller noget skal administreres. En stor del af at få støttefunktionen til at fungere handler om relationer. Når administrationen glider glat, ka

f OBSERVATION FRA AFHANDLINGEN 18 Lisa vil vise Heidi, hvordan man opretter et flow. I første omgang kræver systemet, at de selv skal sidde og hente de studerende ind i WiseFlow fra det studieadministrative system, SIS. Det er jo dobbeltarbejde, siger Heidi. Men det er kun til systemet snakker sam

l DERFOR ER DET TEKNOLOGISKE ASPEKT VIGTIGT Teknologien har altid været en del af det administrative arbejde. Historisk er maskinerne blevet båret ind på kontorerne for at bliver det dem, der skal tilpasse systemet til virkeligheden og finde måder at få det til at fungere på. Samtidig skal de lette

Arbejdet under forandring , 20 Mens forskeren observerer de tre praksisser, undergår eller Sagsbehandlerne ønsker at passe på både det fjerne og har de undergået større eller mindre forandringer: Studiead- nære fælles miljø ved at sørge for, at der ikke er ulovligt (ska- ministrationerne har f

W Det er ikke kun en lille sag eller lastbil, der kører over grænsen ... Det er også noget med, at man tager ansvar for sit affald og miljø, ikke, og folk derude i den tredje verden. I hvert fald, når jeg er færdig med en sag, ser jeg den i det store perspektiv, det skal man have. Og det er det, som

22 hængige af. Da der ikke sidder nogen med regnskabskompetencer tilbage på studieadministrationerne, har de svært ved at levere data rigtigt, men på grund af ledelsesstrukturen kan medarbejderne i Regnskab ikke irettesætte eller få lov at undervise studieadministrationerne i, hvordan de skal lever

W Jeg har med gefühl forsøgt at få nogle opgaver, hvad er der tilovers, som jeg kan få, men så kom jeg til at træde andre over fødderne, for så ville jeg tage deres opgaver. ... Jeg føler slet ikke, jeg bliver udfordret, og der er ingen intentioner med mig. X NY MEDARBEJDER I REGNSKAB W Jeg synes i

Skyggesider af moderniseringen , 24 Når kernen af det administrative arbejde er skjult, bliver den handlet som kunder i butikken. De, der sørger for, at alt fore- ikke tænkt ind ved planlagte forandringer. Politikere, ledere og går efter bogen, slås altså med at skulle afvikle sig selv. konsul

W Vi finder hele tiden støtter de administrative medarbejdere langt hen ad vejen op om; de er loyale superbrugere og ambassadører for nye systemer, også selv om de til en vis grad er designet til at gøre administrative medarbejdere overflødige. Men blandt andet fordi de administrative medarbejdere

Værn om det særlige , 26 Rikke Thomsens studier viser, at det administrative arbejde er noget særligt. Det rummer tre aspekter, som netop i den kombination bidrager med væsentlig værdi, både til medarbejdernes egen arbejdsglæde og -mening, til andre faggruppers daglige arbejde og til borgernes mød

Hvad kan det bruges til? , Rikke Thomsens studier viser for første gang, hvad det administrative arbejdes kerne er, nemlig de tre aspekter til sammen. Det betyder, at både medarbejderne selv, deres ledere og alle, der træffer beslutninger på det administrative område, har mulighed for at værne om o

28 GODE RÅD TIL ADMINISTRATIVE MEDARBEJDERE I FORANDRINGSPROCESSER Sæt ord på arbejdet og på, hvordan det skaber værdi for an- systemer, der kan have en stor betydning ikke alene for det dre faggrupper, borgere og/eller virksomheder. konkrete arbejde, men også for samspillet med andre faggruppe

29 GODE RÅD TIL ADMINISTRATIVE LEDERE I FORANDRINGSPROCESSER Medarbejdere vil udvikling. Langt de fleste administrative for at oparbejde vigtig viden og bringe den i spil, eller kom- medarbejdere er loyale og vil rigtig gerne være med til at mer de så langt væk fra dem, de servicerer, at sammen

30 GODE RÅD TIL POLITIKERE I FORANDRINGSPROCESSER Tal det administrative arbejde op. Bureaukratiet er værdi- spil med praksis og de medarbejdere, der skal anvende den, fuldt, og de administrative medarbejdere løser væsentlige tager man fejl. Administrative medarbejdere har en særlig opgaver. E

LAGERNUMMER: 4408058035