Digitalisering & kerneopgave Hold fokus på digitaliseringens formål Digitalisering skal være et middel, der hjælper os til at løse et problem eller en opgave bedre eller hurtigere. Det kan virke indlysende, at digitalisering skal tjene et klart formål, som så styrer de beslutninger, vi træffer undervejs. Sådan opleves det desværre ikke altid i praksis. Nogle gange kan det virke som om, at det er den valgte teknologi, der afgør, hvilke problemer der kan og skal løses og hvordan. Kerneopgaven kan være en god måde at tænke over digitaliseringens formål på. Kerneopgaven er den værdi, vi er sat i verden for at skabe for andre. Det handler i sidste ende om at gøre en forskel for nogen uden for ens egen organisation, typisk borgere eller virksomheder. Men i en administrativ funktion vil den direkte værdiskabelse ofte være for interne kunder, fx andre afdelinger der skal bruge vores afgørelser, viden eller data, vi har ansvaret for. Kort sagt: vores brugere. Den vigtigste fordel ved først at tage brugernes perspektiv er, at vi tvinger os selv til at se på vores leverancer udefra med brugernes øjne. Hvad er det egentlig, de har behov for? Hvad plager dem? Hvad ville virkelig lette deres hverdag? Og dermed: Hvilket problem kan vi løse for dem eller hjælpe dem med at løse selv? 10 At stille disse spørgsmål kan få stor betydning for digitaliseringen på flere måder. M åske har brugerne et problem, som digitalisering slet ikke er den bedste løsning på. Måske har brugerne en anden forståelse eller prioritering af de problemer, de gerne vil have løst. Måske finder vi ud af, at vi er nødt til at inddrage andre parter for at opfylde brugernes behov. Måske inspirerer en bedre forståelse af brugernes situation og behov os til at gentænke vores ydelser og den måde, vi leverer dem på. Ikke kun for brugernes skyld Det er en almindelig misforståelse, at kerneopgavefokus blot handler om at give brugerne, hvad de vil have. Så enkelt er det ikke altid. For det første er vi en del af en samlet organisation, der har andre mål end at skabe maksimal værdi for brugerne, fx at bruge de økonomiske ressourcer så effektivt som muligt. Megen hidtidig digitalisering har haft som sit erklærede hovedformål at opnå besparelser. For det andet er det ikke altid en service, vi skal levere til borgere og virksomheder. I nogle situationer kan vi som myndighed skulle udøve kontrol, give afslag på ansøgninger, udstede påbud, kræve GOD LEDELSE I EN DIGITAL HVERDAG sådan får I mest ud af mulighederne i ny teknologi God ledelse i en digital hverdag sådan får I mest ud af mulighederne i ny teknologi Pjecen er udarbejdet for og udgivet af HK Kommunal Chefgruppen. Den bygger især på diskussioner i en ekspertgruppe med følgende deltagere: Jesper Imhof Rosendahl, projektleder, Skanderborg Kommune Anne-Mette Faurhol Forord Vi skal præge digitaliseringen Alle, der har fulgt med i udviklingen af det administrative arbejde, ved, at det har forandret sig markant i takt med den teknologiske udvikling. Fra hulkort og maskinskrivning over de første datamaskiner til i dag, hvor nærmest intet arbejde kan udføres, hvis dagen. Vi har skrevet denne pjece for at sætte fokus på, hvad dette ekstra er. For når vi er klar over det, kan vi bedre tage lederrollen på os. Vi kan også lettere tale med vores medarbejdere og chefer om, hvordan vi sammen bedst udnytter teknologiens mange muligheder. For god digitalisering er ald Indledning Digitalisering kort fortalt Hvad er digitalisering? Digitalisering betyder ikke bare digital teknologi. Det er et begreb for alle de forandringer, der følger med, når bestemte digitale redskaber, metoder eller systemer bliver introduceret på arbejdspladsen. For ny teknologi vil næsten a smart løsning, kan kravet om at følge trop hurtigt melde sig. Digitalisering på det administrative område Kommuner og regioner bruger allerede en lang række digitale systemer i den daglige drift. Det gælder blandt andet: F agsystemer på de respektive velfærdsområder, fx socialområdet, jobcentrene vi stadig har et vist spillerum for at påvirke beslutninger, præge forløbet og tilpasse løsningerne til vores egne behov. K erneopgaven: At holde fokus på digitaliseringens formål. Teknologien: At forstå, hvad teknologien kan og gør. En enkel model for ledelse af digitalisering Alene af disse t Værd at vide om TEKNOLOGIER PÅ VEJ Nogle teknologier er allerede hverdag i kommuner og regioner, mens andre stadig har mere karakter af science fiction. For at skabe et overblik over, hvor langt ude i horisonten de forskellige teknologier befinder sig, har KL udarbejdet en Teknologiradar. Radaren v Cloud-computing Chatbots Dækker over en række ydelser fx software, services, computerkraft og lagerplads som brugere kan få adgang til via internettet. Teknologien kan nedbringe omkostningerne til it-drift, men også gøre kommunerne mere afhængige af private udbyderes drifts- og datasikkerhed mv. Digitalisering & kerneopgave Hold fokus på digitaliseringens formål Digitalisering skal være et middel, der hjælper os til at løse et problem eller en opgave bedre eller hurtigere. Det kan virke indlysende, at digitalisering skal tjene et klart formål, som så styrer de beslutninger, vi træffer unde dokumentation osv. Det vil ikke altid øge brugernes tilfredshed, selv om det gøres digitalt og smart. For det tredje er brugernes behov ikke nødvendigvis erkendte, entydige eller ensartede. Der kan fx være forskel på stærke og svage brugere også når det gælder brugen af ny teknologi. Det er ikke si Værd at vide om SOFTWAREROBOTTER (RPA) Robot Proces Automation (RPA) er en softwareteknologi, der kan efterligne medarbejdernes administrative arbejdsgange. Robotten er et lille computerprogram, som er stand til at løse opgaver, der bygger på rutiner og forudbestemte museklik, og hvor medarbejderne Digitalisering & teknologiforståelse Forstå, hvordan teknologien virker Som administrative ledere er vi vant til at tilrettelægge arbejdet systematisk og effektivt. Vi har ofte et skarpt blik for, hvordan sammensatte arbejdsopgaver kan brydes ned til enklere arbejdsgange. Det er vigtige kompetencer A t have blik for digitaliseringens omkostninger, risici og bivirkninger. At kende til forskellige måder at styre og gennemføre it-projekter på, herunder mere agile metoder. Læs om dette på side 21. 3. En forståelse af vores eget digitale økosystem Alle dele af en organisation er gensidigt forbun Digitaliseringens blinde vinkel Sagsbehandling Sekretærarbejde Når digitaliseringen fokuserer på ... Det formelle arbejde Modtage og behandle data, træffe afgørelse Administrative opgaver ... risikerer vi at overse, hvad der sker med ... Det usynlige arbejde Retfærdighed Respekt Anderkendels Værd at vide om BUSINESSCASES Businesscase og gevinstrealiseringsplan bliver ofte brugt til at begrunde og sætte mål for digi taliseringsprojekter. Begreberne er to sider af samme sag: Det handler om at argumentere for, hvilke gevinster et projekt forventes at give, og hvordan de konkret skal reali Digitalisering & forandring Led forandringerne godt i mål Al digitalisering handler om at skabe forandringer. Derfor er forandringsledelse en vigtig del af ledelsesopgaven. Hvis vi kender både startlinjen, målstregen og ruten dertil, er det ikke så svært at tilrettelægge et godt forløb. Så kan vi o 3. Medarbejderinddragelse At inddrage medarbejderne ordentligt i digitaliseringen er ikke blot vigtigt for den psykologiske sikkerhed. Medarbejderne er også en vigtig kilde til viden om de opgaver, der skal løses på nye måder. 18 Desuden er der ofte blandt medarbejderne digitale ildsjæle og hurtig A t have en gruppe med et godt mix af erfaringer og kompetencer. At inddrage ikke blot de mest digitale medarbejdere, men også mere typiske eller kritiske så alle føler, at de er med på rejsen. At give medarbejdernes repræsentanter rimelige vilkår for at deltage i processen herunder om nødvendi Fem gode råd om forandring og digitalisering 1. Betragt digitalisering som en forandring, der skal ledes efter alle kunstens regler. Det vil blandt andet sige ved at skabe mening, motivation og tryghed samt sikre tydelige rammer og roller, åbenhed og inddragelse. 2. Organisér et digitaliseringspro Værd at vide om AGILE PROJEKTER Man kan ikke opholde sig længe i et lokale med it- og digitaliseringseksperter uden at høre begrebet agil eller agilitet. Der tales fx om agile udviklingsmetoder eller agile projekter. Ofte sættes det agile i modsætning til begreber som traditionelle, lineære eller v Værd at vide om DATAANVENDELSE Med digitaliseringen øges mængden af tilgængelige data om næsten alt. Som ledere skal vi både kunne se mulighederne i at anvende data kreativt og være opmærksomme på retssikkerhed og etik i omgangen med borgernes oplysninger. Det er et stort og komplekst område, hvor Læs mere om LEDELSE AF DIGITALISERING Der udgives i disse år et stort antal bøger, rapporter og hjemmesider om digitalisering, heraf en del målrettet den offentlige sektor. Nogle af publikationerne har teknisk karakter, andre fokuserer på bestemte aspekter af udviklingen, fx organisation, kompetenc Vi skal præge digitaliseringen Kommuner og regioner er godt i gang med at udnytte mulighederne i de digitale teknologier, og den udvikling står vi som ledere på det administrative område lige midt i. Det er i høj grad os, der skal få digitaliseringen til at fungere i praksis. Det er ofte os, der før