Værd at vide om BUSINESSCASES Businesscase og gevinstrealiseringsplan bliver ofte brugt til at begrunde og sætte mål for digi taliseringsprojekter. Begreberne er to sider af samme sag: Det handler om at argumentere for, hvilke gevinster et projekt forventes at give, og hvordan de konkret skal realiseres. Begrebet businesscase kan give indtryk af, at det kun handler om økonomiske gevinster. Det er også tit dem, der er fokus på, men gevinsterne kan også være forbedringer inden for faglig kvalitet, borgertilfredshed, arbejdsmiljø, læring eller andet. Der vil ofte indgå et regneark i en businesscase, men den bærende del bør være en sammenhængende fortælling. Gevinstrealisering I tilknytning til en businesscase skal der være en plan for gevinst realiseringen. Det vil sige en beskrivelse af vejen fra indsats til realisering: Hvordan skal den digitale indsats helt konkret føre til de ønskede gevinster? Her skal alle væsentlige mellemregninger, barrierer, omkostninger og eventuelle uønskede bivirkninger tænkes med. 16 De ressourcer, man bruger på at skabe et solidt beslutningsgrundlag og et godt styringsredskab, før et projekt sættes i gang, kommer ofte mangefold igen i løbet af projektet. En businesscase skal ikke blot bevise, at projektet kan betale sig, før man går i gang. Både businesscasen og planen for gevinstrealisering bør være styringsredskaber, som revideres, når man bliver klogere undervejs. Businesscases kan laves på mange forskellige måder, og der findes i det offentlige forskellige standarder for, hvordan de skal se ud. Der er selvfølgelig også forskel på formkravene til et millionprojekt og en enkel RPA-udvikling til måske 20.000 kr. Men i alle tilfælde bør en god businesscase altid som minimum beskrive: Problemet: Det er vigtigt, at man har forstået det problem rigtigt, den digitale indsats skal bidrage til at løse, inden man giver sig til at løse det. Det kræver ofte, at man involverer dem, der har problemet. Gevinsterne: Hvilke økonomiske og/eller andre gevinster forventes digitaliseringen at føre til? Indsatserne: Hvordan skal de valgte indsatser konkret føre frem til løsningen af problemet og realiseringen af gevinsterne? Bivirkningerne: Hvilke uønskede bivirkninger kan den digitale indsats eventuelt få, og hvordan undgår man disse? Omkostningerne: Hvad vil det koste at gennemføre indsatsen, herunder de nødvendige omkostninger til fx uddannelse, medarbejderog ledelsesressourcer i hele forløbet samt produktionstab i en overgangsperiode mv. Styringsmodellen som skal sikre, at ansvaret for businesscase og gevinstrealisering er klart forankret fra start til slut, herunder at disse dokumenter bliver brugt aktivt i projektet og revideret undervejs, når man bliver klogere. GOD LEDELSE I EN DIGITAL HVERDAG sådan får I mest ud af mulighederne i ny teknologi God ledelse i en digital hverdag sådan får I mest ud af mulighederne i ny teknologi Pjecen er udarbejdet for og udgivet af HK Kommunal Chefgruppen. Den bygger især på diskussioner i en ekspertgruppe med følgende deltagere: Jesper Imhof Rosendahl, projektleder, Skanderborg Kommune Anne-Mette Faurhol Forord Vi skal præge digitaliseringen Alle, der har fulgt med i udviklingen af det administrative arbejde, ved, at det har forandret sig markant i takt med den teknologiske udvikling. Fra hulkort og maskinskrivning over de første datamaskiner til i dag, hvor nærmest intet arbejde kan udføres, hvis dagen. Vi har skrevet denne pjece for at sætte fokus på, hvad dette ekstra er. For når vi er klar over det, kan vi bedre tage lederrollen på os. Vi kan også lettere tale med vores medarbejdere og chefer om, hvordan vi sammen bedst udnytter teknologiens mange muligheder. For god digitalisering er ald Indledning Digitalisering kort fortalt Hvad er digitalisering? Digitalisering betyder ikke bare digital teknologi. Det er et begreb for alle de forandringer, der følger med, når bestemte digitale redskaber, metoder eller systemer bliver introduceret på arbejdspladsen. For ny teknologi vil næsten a smart løsning, kan kravet om at følge trop hurtigt melde sig. Digitalisering på det administrative område Kommuner og regioner bruger allerede en lang række digitale systemer i den daglige drift. Det gælder blandt andet: F agsystemer på de respektive velfærdsområder, fx socialområdet, jobcentrene vi stadig har et vist spillerum for at påvirke beslutninger, præge forløbet og tilpasse løsningerne til vores egne behov. K erneopgaven: At holde fokus på digitaliseringens formål. Teknologien: At forstå, hvad teknologien kan og gør. En enkel model for ledelse af digitalisering Alene af disse t Værd at vide om TEKNOLOGIER PÅ VEJ Nogle teknologier er allerede hverdag i kommuner og regioner, mens andre stadig har mere karakter af science fiction. For at skabe et overblik over, hvor langt ude i horisonten de forskellige teknologier befinder sig, har KL udarbejdet en Teknologiradar. Radaren v Cloud-computing Chatbots Dækker over en række ydelser fx software, services, computerkraft og lagerplads som brugere kan få adgang til via internettet. Teknologien kan nedbringe omkostningerne til it-drift, men også gøre kommunerne mere afhængige af private udbyderes drifts- og datasikkerhed mv. Digitalisering & kerneopgave Hold fokus på digitaliseringens formål Digitalisering skal være et middel, der hjælper os til at løse et problem eller en opgave bedre eller hurtigere. Det kan virke indlysende, at digitalisering skal tjene et klart formål, som så styrer de beslutninger, vi træffer unde dokumentation osv. Det vil ikke altid øge brugernes tilfredshed, selv om det gøres digitalt og smart. For det tredje er brugernes behov ikke nødvendigvis erkendte, entydige eller ensartede. Der kan fx være forskel på stærke og svage brugere også når det gælder brugen af ny teknologi. Det er ikke si Værd at vide om SOFTWAREROBOTTER (RPA) Robot Proces Automation (RPA) er en softwareteknologi, der kan efterligne medarbejdernes administrative arbejdsgange. Robotten er et lille computerprogram, som er stand til at løse opgaver, der bygger på rutiner og forudbestemte museklik, og hvor medarbejderne Digitalisering & teknologiforståelse Forstå, hvordan teknologien virker Som administrative ledere er vi vant til at tilrettelægge arbejdet systematisk og effektivt. Vi har ofte et skarpt blik for, hvordan sammensatte arbejdsopgaver kan brydes ned til enklere arbejdsgange. Det er vigtige kompetencer A t have blik for digitaliseringens omkostninger, risici og bivirkninger. At kende til forskellige måder at styre og gennemføre it-projekter på, herunder mere agile metoder. Læs om dette på side 21. 3. En forståelse af vores eget digitale økosystem Alle dele af en organisation er gensidigt forbun Digitaliseringens blinde vinkel Sagsbehandling Sekretærarbejde Når digitaliseringen fokuserer på ... Det formelle arbejde Modtage og behandle data, træffe afgørelse Administrative opgaver ... risikerer vi at overse, hvad der sker med ... Det usynlige arbejde Retfærdighed Respekt Anderkendels Værd at vide om BUSINESSCASES Businesscase og gevinstrealiseringsplan bliver ofte brugt til at begrunde og sætte mål for digi taliseringsprojekter. Begreberne er to sider af samme sag: Det handler om at argumentere for, hvilke gevinster et projekt forventes at give, og hvordan de konkret skal reali Digitalisering & forandring Led forandringerne godt i mål Al digitalisering handler om at skabe forandringer. Derfor er forandringsledelse en vigtig del af ledelsesopgaven. Hvis vi kender både startlinjen, målstregen og ruten dertil, er det ikke så svært at tilrettelægge et godt forløb. Så kan vi o 3. Medarbejderinddragelse At inddrage medarbejderne ordentligt i digitaliseringen er ikke blot vigtigt for den psykologiske sikkerhed. Medarbejderne er også en vigtig kilde til viden om de opgaver, der skal løses på nye måder. 18 Desuden er der ofte blandt medarbejderne digitale ildsjæle og hurtig A t have en gruppe med et godt mix af erfaringer og kompetencer. At inddrage ikke blot de mest digitale medarbejdere, men også mere typiske eller kritiske så alle føler, at de er med på rejsen. At give medarbejdernes repræsentanter rimelige vilkår for at deltage i processen herunder om nødvendi Fem gode råd om forandring og digitalisering 1. Betragt digitalisering som en forandring, der skal ledes efter alle kunstens regler. Det vil blandt andet sige ved at skabe mening, motivation og tryghed samt sikre tydelige rammer og roller, åbenhed og inddragelse. 2. Organisér et digitaliseringspro Værd at vide om AGILE PROJEKTER Man kan ikke opholde sig længe i et lokale med it- og digitaliseringseksperter uden at høre begrebet agil eller agilitet. Der tales fx om agile udviklingsmetoder eller agile projekter. Ofte sættes det agile i modsætning til begreber som traditionelle, lineære eller v Værd at vide om DATAANVENDELSE Med digitaliseringen øges mængden af tilgængelige data om næsten alt. Som ledere skal vi både kunne se mulighederne i at anvende data kreativt og være opmærksomme på retssikkerhed og etik i omgangen med borgernes oplysninger. Det er et stort og komplekst område, hvor Læs mere om LEDELSE AF DIGITALISERING Der udgives i disse år et stort antal bøger, rapporter og hjemmesider om digitalisering, heraf en del målrettet den offentlige sektor. Nogle af publikationerne har teknisk karakter, andre fokuserer på bestemte aspekter af udviklingen, fx organisation, kompetenc Vi skal præge digitaliseringen Kommuner og regioner er godt i gang med at udnytte mulighederne i de digitale teknologier, og den udvikling står vi som ledere på det administrative område lige midt i. Det er i høj grad os, der skal få digitaliseringen til at fungere i praksis. Det er ofte os, der før